Istekki kilpailutti Pirkanmaan ja Pohjois-Savon hyvinvointialueille etävastaanoton palvelut nykyisen toimittajasopimuksen päättyessä tähän vuoteen. Tavoitteena oli löytää nykyaikainen palvelu, joka vastaan tämän päivän ja tulevaisuuden tarpeita hyvinvointialueille. Samalla palvelun tuli olla hyvin joustava ja muokattavissa erilaisiin tarpeisiin. Istekin hankinnat ja asiantuntijat muodostivat tarjouspyynnön tehneen asiantuntijatiimin. Istekki järjestämän kilpailutuksen voitti SAG Flowmedik Oy. Kilpailutettu palvelu on nyt tarjolla kaikille Istekin asiakasomistajille. Palvelun määrittelyssä otettiin huomioon vaativin käyttötapaus, eli hyvinvointialueen mallin vaatimukset. Moderni ja skaalautuva etävastaanoton ratkaisu Kilpailutuksessa haettiin kankean ja vanhanaikaisen etävastaanoton palvelun tilalle modernia ja skaalautuvaa kokonaisuutta. Samalla saatiin yhtenäistettyä useamman toimittajan palveluista muodostuva kokonaisuus yhden toimittajan palveluksi. Uuden etävastaanoton palvelukokonaisuuden kautta saadaan poistettua vanhentuneen teknologian aiheuttamaa hukkatyötä, ja uusi palvelu tuo mukanaan myös innovatiivisuutta alati muuttuviin hyvinvointialueiden tarpeisiin. ”Uuden etävastaanoton myötä saimme OmaTays-videovastaanottoihin entistä paremmin toimivan palvelun. Palvelu toimii ketterämmin ja sen mukana saimme myös uusia toiminnallisuuksia, joita kentältä jo aikaisemman toimittajankin aikana oli toivottu,” kertoo Pirkanmaan hyvinvointialueen digiasiantuntija Elina Rinkineva. ”Nykyaikaisilla ja asiantuntijoiden työtä tukevilla palveluilla voidaan tuottaa parempaa ja tehokkaampaa etäasioinnin palvelua hyvinvointialueilla. Nykytilanteessa palveluiden tulisi tukea entistä tehokkaammin organisaatioiden ja asiakkaiden muuttuvia tarpeita ja Flowmedikin palvelu tukee näitä tavoitteita erinomaisesti,” kommentoi Istekin ratkaisuarkkitehti Jukka Suihkonen. Pirkanmaan hyvinvointialueella on tehty tänä vuonna paljon etäpalveluiden kehitystä niin Istekin kanssa kuin itsenäisestikin. ”Uusi etävastaanottopalvelu tukee muita teknologioita ja palveluita, ja on samalla löytänyt oman paikkansa erityisesti perusterveydenhuollon, sosiaalipalveluiden ja erikoissairaanhoidon palveluna,” jatkaa Suihkonen. ”Etävastaanoton alustan käyttötarkoituksia ja kohteita voidaan tarvittaessa kevyesti ja ketterästi laajentaa muihin väestölle tarjottaviin etäpalveluihin. Tämä tarkoittaa myös sitä, että väestön ei välttämättä tarvitse oppia käyttämään useita eri käyttöjärjestelmiä asioidessaan etäpalvelujen viidakossa,” kommetoi Flowmedikin asiakkuuspäällikkö Marjatta Korhonen. Tiivis yhteistyö mahdollisti käyttöönotot tiukassa aikataulussa Vanhasta palvelusta uuteen siirtyminen hoitui Istekin projektipäällikön, teknisen tiimin, asiakkaan ja Flowmedikin edustajien tiiviinä yhteistyönä. Projektitiimi tapasi viikoittain suunnittelupalavereissa. ”Viikottaiset palaverit ja tieto projektin kulusta lisäsi luottamusta asioiden etenemiseen,” kommentoi Rinkineva Pirhasta. Palvelun käyttöönotot tapahtuivat vaiheittain. Osa palveluista, kuten chatbotteja, otettiin käyttöön ensimmäisessä vaiheessa marraskuussa, ja osa palveluista puolestaan vaati syvempää integraatiota, joten niille varattiin enemmän valmisteluaikaa ja käyttöönotto tapahtui joulukuussa. Huolellinen suunnittelutyö oli myös avainasemassa käyttöönottojen onnistumisessa. ”Hyvin suunnitellut ja määritellyt asiakkaan erityistoiveet pystyttiin toteuttamaan projektin aikana nopeasti järjestelmään ja huolellinen testaus edesauttoi toimintavarman järjestelmän käyttöönottamisessa, kertoo Korhonen Flowmedikiltä. ”Aikataulu oli tiukka, mutta siitä huolimatta toimittaja vastasi kaikkiin tarpeisiin erittäin hyvin. Projekti oli kokonaisuutena vahvasti positiivinen kokemus niin Istekille, asiakkaalle kuin yhteistyökumppaneille”, kommentoi tuoteomistaja Petri Tikkanen Istekiltä. Asiakas keskiössä Etävastaanotto-palvelun suurimpana hyötynä näkyy konsolidoinnin myötä kustannussäästöt ja nykyaikaisen palvelun kautta tuleva toimintavarmuus. ”SAG Flowmedikin tiimi osoitti heti projektin alussa vahvaa tekemistä ja asiakkaan nostamista keskiöön. Luvatut aikataulut pitivät ja toimittaja oli paikoin hyvin proaktiivinen ilman kustannusten karkaamista, mikä on nykypäivänä melko harvinaista,” kehuu Tikkanen. Onnistunut projekti osoitti myös sen, että kehitystyötä voidaan tehdä joustavasti ja nopeallakin aikataululla. Palvelulle on helppo lähteä tekemään jatkokehitystä tulevaisuudessa, mikäli asiakkaan tarpeisiin tulee muutoksia.
