Hankinnat Istekissä
Istekki Oy on hankintalain tarkoittama hankintayksikkö, ja toimimme sidosyksikköasemassa (in-house) suhteessa omistaja-asiakkaisiimme. Asiakkaalle Istekin sidosyksikköasema tarkoittaa sitä, että asiakkaan ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti Istekiltä ostamiaan palveluja, koska sidosyksikköhankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan. Istekin sen sijaan tulee kilpailuttaa hankinnat hankintalain mukaisesti. Valtaosa hankinnoistamme kohdistuu asiakkaidemme palveluntuotantoa varten tehtäviin hankintoihin. Istekin liikevaihdosta n. 60–70 % muodostuu yksityiseltä sektorilta tehtävistä ostoista.
Ilmoitamme kaikki hankintalain kynnysarvon ylittävät hankintamme Hilmassa.
Istekin hankintojen avainlukuja 2023
Hankintawebinaarit
Järjestämme Istekin asiakkaille ja nykyisille ja uusille toimittajille suunnattuja palvelu- ja hankintawebinaareja keväisin ja syksyihin. Kerromme webinaareissa Istekin hankintojen ajankohtaiset kuulumiset ja nostamme esille mielenkiintoisia teemoja. Kevään 2024 webinaarien ajankohdat ovat seuraavat:
- Palvelu- ja hankintawebinaarit Istekin asiakkaille: 21.5. klo 14-15
- Hankintawebinaarit nykyisille ja uusille toimittajille: 24.5. klo 10-11
Olet lämpimästi tervetullut kuulolle!
Kuinka tarjota meille
1. Osallistu markkinavuoropuheluun
Julkaisemme kaikista hankintalain alaisista hankinnoista tietopyynnön ja tarjouspyynnön Hilmassa. Pyrimme selvittämään markkinoilla olevat vaihtoehdot huolellisesti, ja siksi toivomme mahdollisimman monelta tarjoajalta vastauksia tietopyyntöömme. Käymme mielellämme markkinavuoropuhelua hankinnoistamme, joten älä epäröi ottaa yhteyttä, mikäli jonkin tietopyynnön perusteella herää ajatuksia tai kysymyksiä. Vaikka emme aina pysty järjestämään aivan kaikkien tietopyyntöön vastanneiden kanssa vuoropuhelutapaamista, hyödynnämme jokaisen saamamme vastauksen tarjouspyynnön valmistelussa.
2. Tutustu tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin
Pääset tutustumaan Istekin käynnissä oleviin markkinakartoituksiin ja kilpailutuksiin Hilmassa. Hilman hankintailmoitukselta löydät linkin Tarjouspalveluun, jonne rekisteröitymällä ja kirjautumalla saat käyttöösi tarjouspyynnön koko aineiston. Seuraa myös mahdollisia korjausilmoituksia.
3. Kysy epäselvistä kohdista
Tarjouspyynnöllä on kerrottu, mihin saakka kysymyksiä voi esittää, ja milloin viimeistään vastaamme kaikkiin kysymyksiin. Tutustu aina kaikkiin kysymyksiin ja niihin annettuihin vastauksiin ennen tarjouksen jättämistä, myös silloin kun et itse ole esittänyt kysymyksiä.
4. Jätä tarjous ajoissa
Valmistele tarjous Tarjouspalvelussa hyvissä ajoin. Tarjousta voi muokata annettuun määräaikaan saakka. Vain määräaikaan mennessä jätetyt tarjoukset voidaan ottaa käsittelyyn.
Kilpailutamme suurimman osan hankinnoistamme itse, mutta hyödynnämme rinnalla myös yhteishankintayksiköiden kilpailutuksia. Yhteistyömme on tiivistä esimerkiksi Hanselin, Sansian ja TuomiLogistiikan kanssa. Pidä silmällä myös yhteishankintayksikön kilpailutuksia.
Istekki Oy:n kilpailutuksia tehdään eri menettelyin, joskin avoimella menettelyllä tehdyt kilpailutukset ovat määrällisesti suurimmat.
Kilpailutuskalenteri
Hilmasta löydät Istekin kilpailutuskalenterin. Kilpailutuskalenterissa on ennakkotietoa hankinnoistamme.
Mitä hankimme
Hankintamme ovat vahvasti ICT-painotteisia. Hankinnat jakautuvat kuuteen hankintakategoriaan:
1) tietojärjestelmät
2) tietoverkot, konesalit ja viestintäteknologiat
3) loppukäyttäjäpalvelut
4) asiantuntijapalvelut
5) terveyden- ja hyvinvoinnin teknologiapalvelut
6) sisäiset eli epäsuorat hankinnat
Kaksi euromääräisesti suurinta kategoriaa on tietojärjestelmät sekä tietoverkot, konesalit ja viestintäteknologiat. Merkittävä osuus hankinnoista kohdistuu myös asiantuntija- ja loppukäyttäjäpalveluihin. Pienimmät kategoriat ovat terveyden ja hyvinvoinnin teknologiat ja sisäiset (epäsuorat) hankinnat.
Tietojärjestelmät-kategorian hankintoihin kuuluvat mm. erilaiset terveyden- ja sairaanhoidon järjestelmät kuten potilas- ja asiakastietojärjestelmät sekä tehohoidon, anestesian, kuvantamisen ja laboratorion järjestelmät. Kategoriaan kuuluu myös toimialariippumattomia järjestelmiä, esimerkiksi kiinteistöjen turvallisuuteen ja ylläpitoon liittyvät järjestelmät. Tietojärjestelmähankintoja tehdään sekä Istekin valitsemaan konesaliin asennettavina järjestelmähankintoina että palvelumuotoisina SaaS-hankintoina.
Tietoverkot, konesalit ja viestintäteknologiat -kategoriassa hankitaan tietoliikenneyhteyksiä (esim. kuituyhteydet, runkoverkko- ja internet-yhteydet), tietoverkon laitteita, datakeskuslaitteistoja, puhe- ja viestintäteknologian palveluita sekä edellä mainittuihin liittyviä käyttöoikeuksia, tuki-, ylläpito- ja asiantuntijapalveluita. Loppukäyttäjäpalvelut-kategoriassa hankitaan asiantuntijoiden ja asiakkaiden henkilöstön käyttöön tulevat tietokoneet, niiden käyttämiseksi tarvittavat lisenssit, matkapuhelimet, tarvikkeet, oheislaitteet ja kiinteistöihin asennettavat AV-ratkaisut.
Asiantuntijapalvelut koostuvat ICT-asiantuntijapalveluista ja konsultointipalveluista. Terveyden- ja hyvinvoinnin teknologiapalvelut -kategorian hankinnat koostuvat pääasiallisesti kuvantamisessa ja sädehoidossa käytettävistä THT-laitteista sekä pienemmistä terveydenhuollossa käytettävissä laitteista. Lisäksi laitteita koskevat huolto-, tuki- ja ylläpitosopimukset varaosineen ovat osana kategorian hankintoja. Sisäiset hankinnat ovat Istekin omaan käyttöön tulevia hankintoja.
Hankintojen johtaminen Istekissä
Hankintojamme ohjaa Istekin hallituksen hyväksymä hankintapolitiikka, jonka tavoitteena on parantaa hankintojen strategista johtamista osana liiketoimintojen johtamista ja palveluhallintaa sekä parantaa hankintojen tarkoituksen- ja lainmukaisuutta. Hankintojen strateginen johtaminen ohjaa hankintoihin liittyvää päätöksentekoa ja toimintaa niin, että hankinnat tukevat sekä organisaation että asiakkaan strategisten tavoitteiden ja tarpeiden saavuttamista.
Hankintojen strategisista linjauksista vastaa hankinnan ohjausryhmä, jonka muodostaa Istekin johtoryhmä. Taktisen tason hankintojen johtamista toteutetaan kategoriatyöllä. Kullakin hankintakategorialla on oma kategorian ohjausryhmänsä. Ohjausryhmät kokoontuvat 3-4 kertaa vuodessa.
Kategoriatyön tavoitteina on:
- parempi sopimusten ja toimittajien johtaminen
- kustannustehokkuuden parantaminen hankintasopimuksissa
- oikeanlaisten toimintamallien tunnistaminen ja kohdentaminen valittuihin toimittajiin ja kriittisiin sopimuksiin
- proaktiivinen toiminta nykytila-analyysin kautta mahdollistaen pidemmän aikavälin suunnitelmien tekemisen vuositasolla kilpailutuskalenterin muodossa uusien hankintatarpeiden osalta
Yhteistyö sopimuskaudella
Istekin ja toimittajan roolit ja vastuut on määritelty hankintasopimuksessa. Hankintasopimusluonnos liitteineen on tarjouspyynnön liitteenä, joten pääset tutustumaan sopimusehtoihin jo ennen tarjouksen jättämistä. Tärkeitä hankintasopimukseen kuuluvia liitteitä ovat turvallisuussopimukset, palvelukuvaukset, palvelutasoliite (SLA) ja vastuunjaon RACI-matriisi. Allekirjoitetun sopimuksen seuranta ja elinkaaren hallinta tapahtuu toimittajan ja Istekin välisessä yhteistyössä.
Yhteistyön tavoitteena on sopimuksella sovittujen asioiden toteutumisen varmistamisen lisäksi kehittää ja vahvistaa jatkuvaa, luottamuksellista ja avointa yhteistyötä. Istekin tarjouspyynnön liitteenä on yhteistyömalli, jossa kuvataan ja sovitaan strategisen, taktisen ja operatiivisen tason yhteistyön tehtävät, kokouskäytännöt ja yhteyshenkilöt Istekin ja toimittajan kesken. Yhteistyö koostuukin laajimmillaan kolmetasoisesta yhteistyön, kommunikoinnin ja tuotettavien palvelujen seuranta- ja ohjausrakenteesta. Lisäksi ohjausmalliin kuuluu yhteisiä vertikaalisia prosesseja kuten kumppanuussuhde-, asiakas- ja sidosryhmäyhteistyötä sekä palvelunhallintaa. Molempien osapuolten kannalta tarkoituksenmukaisesta yhteistyön laajuudesta sovitaan kunkin hankinnan yhteydessä.
Laura Ylitalo
johtaja, hankinnat ja vastuullisuus
Saila Pekkarinen
hankintapäällikkö
