Uudessa uratarinassa esittelyvuoron saa Helena Jokikokko.

Kuka olet?

Olen Helena Jokikokko, paljasjalkainen oululainen, joka on viihtynyt Tampereella vuodesta 2018. IT-alalta minulla on yli 18 vuoden kokemus. Matkani on kulkenut mikrotukihenkilön tehtävistä aina ICT-palvelupäällikön rooliin saakka. Välissä toimin noin neljä vuotta hyvinvointialan yrittäjänä ja vuonna 2020 Kelalla ratkaisuasiantuntijana. Taustaltani löytyy myös ravintola-alan yrittäjyyttä sekä kangaskaupan myymälävastaavan rooli. IT-uran rinnalla ja välissä olen lisäksi opiskellut hyvinvointialaa (mm. personal trainer, ravintovalmentaja, koulutettu hieroja jne.).

Monipuolinen taustani on muovannut minusta ennen kaikkea asiakaspalvelun ja ongelmanratkaisun ammattilaisen. Se on antanut vahvan käytännön ymmärryksen työhyvinvoinnista, erilaisista asiakastarpeista ja liiketoiminnan kokonaisuudesta sekä opettanut, että selkeät toimintamallit ja oikea tieto ovat avain arjen sujuvuuteen ja ongelmien ratkaisemiseen.

Vapaa-ajalla haen energiaa liikkumisesta ja palautumisesta. Padel, voimaharjoittelu, avantouinti ja lumilautailu pitävät minut liikkeessä sekä tasapainottavat työtä. Uskon, että tietotyössä jaksaminen rakentuu “pyhän kolminaisuuden” varaan: ravinto, lepo ja liikunta. Niiden avulla jaksaa kehittää myös muiden arkea sujuvammaksi.

Miten päädyit Istekille töihin?

Vuonna 2022 kipinä IT-alalle roihahti uudelleen. Istekillä haettiin työntekijää Tampereen palvelupisteelle, ja työnkuva vaikutti monipuoliselta ja merkitykselliseltä, erityisesti, koska Istekki palvelee asiakasympäristöjä, jotka tekevät yhteiskunnallisesti tärkeää työtä. Päätin hakea ja ilokseni sain paikan Teemu Tiaisen tiimissä. Teemu on esihenkilö, jota arvostetaan hänen ihmislähtöisestä ja kannustavasta johtamistyylistään.

Työtehtäviini kuului mm. työohjeiden tuottamista, tiedottamista, toiminnanohjausjärjestelmä Efecten hyödyntämistä asiantuntijoiden tukena sekä kouluttamista työpyyntöjen oikeaoppiseen käsittelyyn. Paraatipaikalta näin, kuinka asiakas- ja henkilöstölähtöinen toimintamalli nojaa siihen, että tieto on nopeasti saatavilla, ajantasainen ja helposti löydettävissä. Lisäksi pääsin kehittämään palvelupisteen prosesseja yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa, jotta toiminta olisi mahdollisimman proaktiivista.

Loppuvuodesta 2024 Istekillä avautui paikka palvelunhallinnan asiantuntijaksi SMO-tukiryhmään, jossa vastuuna tietämyksenhallintaprosessin rakentaminen. Päätin hakea, sillä tiesin, että minulla on tähän rooliin paljon annettavaa. Tietämyksenhallinta on minulle intohimo, jos nyt työstä voisi näin kuvata. Ilo oli suuri, kun Olli-Pekka Halme valitsi minut tiimiinsä. Myös hänen ihmislähtöinen ja selkeä johtamistapansa on yhdessä SMO-tukiryhmän tuen kanssa antanut erinomaiset eväät lähteä rakentamaan koko Istekille laadukas ja toimiva tietämyksenhallintaprosessi.

Mikä on roolisi Istekillä ja mitä toimenkuvaan kuuluu?

Työskentelen palvelunhallinnan asiantuntijana, Istekin palvelunhallintatoimistossa (SMO). Vastuullani on Istekin tietämyksenhallinnan prosessin suunnittelu, kehittäminen ja jalkautus. Toimin myös Efecten tietämyskannan tietomallin omistajana, eli vastaan tietämyskannan artikkeleista, artikkelipohjista ja sisällön rakenteesta. Käytännössä huolehdin siitä, että Istekin tuottamiin järjestelmiin, sovelluksiin ja palveluihin liittyvä oikea tieto löytyy oikeasta paikasta, selkeästi ja ilman turhia päällekkäisyyksiä.

Palvelunhallintatoimisto SMO on Istekin palvelunhallinnan sydän ja kehityksen moottori. Sen tehtävänä on varmistaa, että palvelut tukevat asiakkaidemme kriittistä työtä sujuvasti, kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. SMO kehittää, toteuttaa ja ylläpitää palvelunhallinnan prosesseja sekä toimii linkkinä asiakkaiden, toimittajien ja sisäisten tiimien välillä. Ryhmässä työskentelee prosessien avainhenkilöitä ja toimittajahallinnan asiantuntijoita. Yhdessä muodostamme vahvan tukipilarin, joka varmistaa, että tieto, palvelut ja prosessit toimivat oikein, ajallaan ja oikealla tavalla.

Miten koet työsi merkityksellisyyden? Mikä siitä tekee merkityksellistä?

Koen työni merkitykselliseksi, koska saan olla luomassa tietämyksenhallinnan selkeitä prosesseja, toimintamalleja ja ohjeita. Monen arjessa näkyvän ongelman taustalta löytyy usein juuri se, ettei yhteisiä malleja, pelisääntöjä tai käsikirjoja ole ollut riittävän selkeästi määriteltynä. Nyt saan olla rakentamassa tätä perustaa, yhtenäisiä käytäntöjä, jotka helpottavat arkea, vähentävät epävarmuutta ja parantavat sekä asiakas- että henkilöstökokemusta. Mielestäni tietämyksenhallinta on koko toiminnan selkäranka: selkeä ja helposti löydettävä tieto nopeuttaa tekemistä ja vähentää virheitä.

Asiakasrajapinnassa olen nähnyt, miten raskasta työ voi olla ilman kunnollisia ohjeita. Palvelupisteasiantuntijalle saattaa tulla yhden päivän aikana kymmeniä puheluita ja työpyyntöjä laidasta laitaan, eikä kaikkea voi muistaa ulkoa, vaikka kokemusta olisi vuosikymmeniä. Kun ohjeet puuttuvat tai ovat vanhentuneita, työn mielekkyys kärsii ja syntyy turhaa hämmennystä.

Asiakkaamme tekevät vaativaa ja kiireistä työtä, eivätkä he ole IT-alan ammattilaisia. Silti heidän odotetaan hallitsevan järjestelmiä kaiken muun kiireen keskellä. Juuri siksi järjestelmien on oltava toimintavarmoja ja ohjeiden selkeitä, asiakasystävällisiä sekä nopeasti saatavilla. Kun tämä toteutuu, asiakkaat voivat keskittyä omaan työhönsä ja me voimme tarjota heille parhaat mahdolliset edellytykset onnistua.

Mikä on parasta työssäsi?

Parasta työssäni on se, että saan rakentaa ratkaisuja, jotka näkyvät konkreettisesti arjessa. Usein taustalla on ongelmia, joiden juurisyy löytyy epäselvistä ohjeista tai prosesseista ja kun ne saa kuntoon, työ helpottuu heti ja vaikutus näkyy laajasti.

Tietämyksenhallinta on minulle kuin palapeli: jokainen selkeytetty toimintamalli, hiottu artikkelipohja tai paremmin toimiva työkalu on pala, joka tekee kokonaisuudesta vahvemman. Kun palat loksahtavat paikoilleen, arki helpottuu, virheet vähenevät ja palvelun laatu nousee.

Tällä hetkellä minua innostaa erityisesti uuden tietämyksenhallintaprosessin rakentaminen projektina yhdessä organisaation avainhenkilöiden kanssa. On ollut hienoa nähdä, kuinka ihmiset tuovat aktiivisesti omia näkemyksiään esiin ja haluavat osallistua kehittämiseen oman työnsä ohessa. Juuri tällainen yhteistyö ja sitoutuminen mahdollistaa kestävän ja toimivan mallin syntymisen.

Istekillä on lisäksi todella mukava ja auttavainen porukka, joiden kanssa on ilo tehdä töitä, se tekee tästä kaikesta vieläkin merkityksellisempää.