Julkisen hallinnon organisaatioissa tiedonhallinnan merkitys on viime vuosina korostunut sekä lainsäädännön että toiminnan kehittämisen näkökulmasta. Tiedonhallintalain (906/2019) velvoitteet edellyttävät julkisilta organisaatioilta systemaattista ja dokumentoitua lähestymistapaa, mutta samanaikaisesti myös kyvykkyyttä hyödyntää tietoa päätöksenteon ja palvelutuotannon tukena. 

Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisalle rakensimme yhteistyössä tiedonhallintamallin tukemaan sekä tiedonhallintalain vaatimusten täyttämistä että tiedolla johtamisen kehittämistä. Kehittämiskokonaisuuden aikana loimme tiedon systemaattisen hallinnan rakenteet, vahvistimme organisaation tiedonhallintaosaamista sekä paransimme valmiuksia hyödyntää tietoa toiminnan ohjauksessa, kehittämisessä ja päätöksenteossa. 

Kehittämisen lähtökohdat 

Eloisassa tunnistettiin tarve kuvata ja jäsentää tiedonhallinnan kokonaisuutta yhtenäisellä tavalla. Taustalla vaikuttivat erityisesti 

• lainsäädännölliset velvoitteet tiedonhallinnan kuvaamisesta 

• hajautunut ja osin epäyhtenäinen dokumentaatio 

• tarve parantaa tiedonhallinnan läpinäkyvyyttä ja ohjattavuutta 

• rajalliset resurssit ja kyvykkyys laaja-alaisen mallin itsenäiseen toteutukseen.  

Tiedonhallintamallin rakentaminen nähtiin paitsi velvoitteena myös mahdollisuutena kehittää organisaation tiedolla johtamisen edellytyksiä. 

Toteutustapa ja menetelmät 

Toteutimme tiedonhallintamallin rakentamisen vaiheistetusti vuosina 2024–2026. Ensimmäisessä vaiheessa laadimme tiedonhallintamallin version 1.0 systemaattisella tiedonkeruulla. Mallin rakenteen suunnittelussa otettiin huomioon tiedonhallintalain keskeiset vaatimukset sekä Suomi.fi-arkkitehtuurikehykseen pohjautuva metamalliajattelu. Kuvauksia täydennettiin edelleen versioksi 1.01 osallistamalla organisaation eri toimijoita toimialakohtaisesti. Vuoden 2026 aikana työtä on edelleen jatkettu sisällön rikastamisen osalta.  

Organisaation osaamista vahvistettiin toteuttamalla koulutukset johdolle, esihenkilöille ja tiedonhallinnan asiantuntijoille. Lisäksi tiedonhallinnan asiantuntijoiden kanssa kokoonnuimme kolmen viikon välein yhteiseen työpajaan, jossa työstimme kuvauksia yhdessä, ratkaisimme esille tulleita ongelmia ja annoimme tarvittavaa tukea kuvausten edistämiseksi eri toimialoilla.     

Vuoden 2025 lopulla toteutettiin Eloisalle ensimmäinen kokonaisarkkitehtuurikyvykkyyden kypsyystasoarviointi. Arvioinnin tavoitteena oli mahdollistaa kehittämissuunnitelman laatiminen ja arkkitehtuurikyvykkyyden kehittymisen mittaaminen organisaatiossa. Arvioinnin tulosten pohjalta saimme tunnistettua ja laadittua seurattavat kehittämiskohteet ja toimenpiteet. Jatkossa kypsyysarviointi voidaan Eloisalla toistaa esimerkiksi vuoden välein kypsyystason kasvun seuraamiseksi.   

Kehittämiskokonaisuudet 

Istekin paketoitu tiedonhallintalain täytäntöönpanon kokonaisuus rakentuu neljästä työpaketista: tiedonhallintayksikkönä järjestäytymisestä, tiedonhallintamallista, ylläpidon ja hyödyntämisen menettelyistä sekä muutosvaikutusten arvioinnista ja muutosjohtamisesta. Eloisalla kehittämistyön toteutimme iteratiivisesti siten, että työpakettien sisältöjä tarkennettiin ja vietiin eteenpäin samanaikaisesti. Työpakettien keskeiset sisällöt on kuvattu alla. 

1. 1 Tiedonhallintamallinlaatiminen, sen keskeinen sisältö 

Projektin tuloksena rakensimme tiedonhallintamallin, joka kattaa keskeiset tiedonhallinnan osa-alueet: 

• tiedonhallinnan rakenteet ja peruskuvaukset (metamalli ja perusrunko) 

• toimialakohtaiset tiedonhallinnan koostesivut 

• tietovarantojen, tietoaineistojen ja tietosisältöjen kuvaukset 

• tietojärjestelmien ja integraatioiden kuvaaminen 

• tietojen käsittelyn ja luovutusten hallinta.  

Aiempi tiedonhallintaa koskeva dokumentaatio koottiin ja linkitettiin osaksi kokonaisuutta, sekä kehitimme prosessi-, tehtävä- ja palvelukuvauksia tukemaan tiedonhallinnan näkökulmaa.  

2. 2 Vaikutukset organisaation toimintaan, hyödyntäminen ja järjestäytyminen

Kehittämiskokonaisuudessa tunnistimme ja kuvasimme tienhallinnan viranomaisvastuut sekä roolit ja menettelyt tiedonhallintamallin kuvausten ylläpitoon ja hyödyntämiseen. Näin Eloisalle luotiin edellytykset täyttää tiedonhallintalain velvoitteet sekä hyödyntää tiedonhallintamallia osana toiminnan kehittämistä ja tiedolla johtamista.  

Kehittämiskokonaisuus 

• tukee tiedolla johtamista tuottamalla yhtenäisen näkymän toimintaan, tietovarantoihin ja tietovirtoihin 

• selkeyttää tiedonhallinnan vastuita, rooleja ja menettelyjä 

• vahvistaa tietoturvan ja tietosuojan suunnitelmallista toteuttamista 

• parantaa tiedon hyödyntämisen ja jakamisen edellytyksiä 

• vähentää päällekkäistä tiedon keräämistä ja ylläpitämistä 

• edistää tietojärjestelmien, tietovarantojen ja tietoaineistojen yhteentoimivuutta 

• tukee muutosten hallintaa ja mahdollistaa muutosvaikutusten arvioinnin osana jatkuvaa kehittämistä. 

3. 3 Organisatorinen oppiminen ja muutos

Organisaatiolta edellytettyä muutosta sekä tiedonhallinnan osaamisen ja ymmärryksen kasvattamista tuimme kohdennetuilla koulutuksilla sekä pääkäyttäjille ja ylläpitäjille suunnatuilla työpajoilla. Kehittämistyön aikana tiedonhallinnan merkitys ja ymmärrys vahvistuivat organisaatiossa. Tiedonhallinta alkoi jäsentyä omaksi johdettavaksi ja kehitettäväksi kokonaisuudekseen, ja sen ohjaamiseen, ylläpitoon sekä jatkuvaan kehittämiseen luotiin toimintamallit ja vastuut.  

Tiedonhallintamalli toimi muutoksen keskeisenä välineenä yhdistämällä samaan kokonaisuuteen 

• rakenteellisen dokumentaation 

• toiminnan kuvaukset 

• tietojärjestelmäympäristön 

• tiedonhallintaan liittyvät vastuut ja menettelyt 

• lainsäädännölliset vaatimukset. 

Yhteistyö ja eteneminen 

Eloisalle toteuttamamme tiedonhallintamallin kehittämiskokonaisuus vastaa sekä tiedonhallintalain vaatimuksiin että tukee organisaation kehittämistä, muutoksiin vastaamista ja ennakoimista. Laajan kokonaisuuden rakentaminen ja muutoksen läpivieminen vaati monen asiantuntijan yhteistyötä, organisaation sitoutumista, kokonaisuuden koordinointia ja johtamista. Projektin toteutus perustui selkeään roolijakoon, jossa asiakkaan vastuulla oli osaltaan sisällön tuottaminen ja validointi ja me Istekki asiantuntijatoimittajana vastasimme kokonaisuuden koordinoinnista, mallin rakentamisesta sekä sisällön tuottamisesta yhteistyössä organisaation eri asiantuntijoiden kanssa. Lisäksi tuimme Eloisaa muutoksessa koulutusten ja työpajatyöskentelyn kautta.  

Yhteistyötä kuvattiin sujuvaksi, asiantuntevaksi ja ratkaisukeskeiseksi, mikä mahdollisti tehokkaan etenemisen laajassa kehittämiskokonaisuudessa. 

Keskeisiä oppeja: 

• Tiedonhallintamalli kannattaa rakentaa selkeänä, organisaation tarpeisiin vastaavana kokonaisuutena.  

• Systemaattinen tiedonkeruu ja osallistaminen ovat onnistumisen edellytyksiä. 

• Pelkkä dokumentointi ei riitä, tarvitaan myös osaamisen kehittämistä ja muutosjohtamista. 

• Tiedonhallintamalli toimii perustana jatkuvalle kehittämiselle. 

Tiedonhallintamallin avulla Eloisalle on luotu yhteinen perusta tiedon hallinnalle, hyödyntämiselle ja kehittämiselle. Jatkossa mallin arvo syntyy siitä, kuinka hyvin sitä hyödynnetään osana tiedolla johtamista, palveluiden kehittämistä ja muutosten hallintaa.