Siirry sisältöön

Kunta – miten ottaa digitalisaatio haltuun?

02.04.2016 | Tietohallinto | Marko Kaukonen


Arvottavatko tulevaisuuden asukkaat digitaalisten palvelujen toimivuutta arjessa? Voitaisiinko digitaalisella edelläkävijyydellä pitää esimerkiksi opiskelemaan tulleet nuoret aikuiset paikkakunnalla pidempään tarjoamalla palveluja, joita kukaan muu ei tarjoa? Voisiko digitaalisilla palveluilla mahdollistaa kaukanakin asuvien kuntalaisten parempi palvelu? Auttaisivatko digitaaliset palvelut luomaan toimintaan tehoja ja säästöjä?

Vastaus kaikkiin edeltäviin kysymyksiin on yksinkertainen: kyllä. Digitalisaatio ei ole ohimenevä ilmiö, joka itsestään muovautuisi osaksi kunnan muita palveluita, vaan investoinnit ja kehitystyö on kuntien tehtävä itse. Tämä vaatii vanhojen toimintojen auki repimistä ja ravistelua. Tuomalla palvelut digitaaliseen maailmaan kunnat voivat saada elinvoimaa ja uusia vetovoimatekijöitä. Tietohallintojohto voi ohjata muutosta, mutta ei voi hoitaa tätä yksin ainoastaan teknologian näkökulmasta.

Uudessa digitaalisessa ympäristössä kunnat ovat muutospaineen edessä. Kuntalaiset vaativat 24/7 digitaalisia palveluita, joita he kuluttajinakin ovat tottuneet käyttämään. Herää kysymys: Miksi kuntapuolella asiointi on vaikeampaa, kuin vaikka yksinkertaisesti pankkipalveluiden käyttäminen?

Digistrategiasta täytyy kasvattaa kokonaisvaltainen prosessi

Istekki on ollut mukana useiden kuntien digistrategian luomisessa ohjaamassa, miten suunnitelmaa lähdetään luomaan asiakaslähtöisesti ja kokonaisvaltaisesti. Kaikki alkaa päätöksestä.

PÄÄTÖS: Reagoinnin aika on nyt – päätä, että muutos on tehtävä. Digitalisoituminen vaikuttaa kaikkiin kuntiin. Odottelu ei auta, vaan nyt on tartuttava toimeen. Toimintaympäristö muuttuu ja muutokseen on reagoitava heti kokonaisvaltaisesti.

Asiakkaamme digistrategian liikkeellelähtö oli tekninen. Hyvin nopeasti havaittiin, että muutos on paljon isompi, kuin esimerkiksi kaavailtu verkkosivu-uudistus. Havaittiin, että aidosti asiakashyötyä tuottava digitalisaatio pitää jalkauttaa koko organisaatioon ja tehdä muutoksesta jatkuvan kehittymisen prosessi.

Yhdistimme digitaalisen strategian luontevasti osaksi muuta kunnan strategiaa ja arvoja. Tarvittiin rohkeutta haastaa koko organisaatiota kyseenalaistamaan vanhoja toimintatapoja, kuuntelemaan asiakaslähtöisesti kuntalaisia ja antamaan heille tapoja osallistua kehittämiseen. Digitalisaatio mahdollistaa myös organisaation siilojen purkamisen. Yhdessä tekemällä luodaan kokonaisvaltaisia palveluja, jotka luovat pitkällä aikavälillä säästöjä toiminnan tehostumisen myötä.

"Digistrategia ei ole vain tietohallinnon yksittäinen projekti, vaan organisaation kokonaisvaltainen muutosprosessi. Sitä ei voi luoda kerralla viideksi vuodeksi, vaan sen pitää olla jatkuvasti päivittyvä suunnitelma, jonka avulla voidaan reagoida ympäristön muutoksiin ketterästi."

MUUTOKSEN KÄYNNISTYS: Lähde liikkeelle ymmärtämällä ilmiötä ja sen muutosvaikutuksia laajasti. Mieti, mitä tämä tarkoittaa oman kuntasi osalta? Huomioi, että jokaisella tasolla pitää tehdä muutoksia, digistrategia ei ole vain tietohallinnon yksittäinen projekti, vaan organisaation kokonaisvaltainen muutosprosessi. Mieti, mihin investoit ja miten investoinnit muuttavat toimintamalleja ja prosesseja laajemmin? Onko työvaiheita, jotka voidaan oikaista digitalisaation avulla?

Kunta halusi aidosti selvittää, mihin kysymyksiin voisimme digitalisaatiolla vastata, mitä kuntalaisten ongelmia ratkaista? Etenimme työpajoilla, johon otettiin johdon, tietohallinnon ja viestinnän ihmisiä mukaan. Viestinnän mukaan ottaminen alkuvaiheessa mahdollisti nopean jalkautuksen.  Viestinnällä ja markkinoinnilla oli näkemystä ja ymmärrystä siihen, minkälaisia palveluita pitäisi olla ja miten niiden pitäisi näkyä kuntalaisille. Sitouttaminen lähtee liikkeelle yhteisen viestin luomisesta.

JATKUVA PÄIVITTÄMINEN JA INVESTOINTI: Digitalisaatio muuttaa toimintaympäristöä jatkuvasti. Perinteiset hallinnon keinot vaativat myös muutosta. Digistrategiaa ei luoda kerralla viideksi vuodeksi, vaan sen pitää olla jatkuvasti päivittyvä suunnitelma, jonka avulla voidaan reagoida ympäristön muutoksiin ketterästi. Kantavina teemoina digitalisaation murrokseen vastaamiseksi ovat: Uskalla tehdä kevyitä kokeiluja ja testejä, joita voi skaalata erilaisiin palveluihin tarvittaessa.  Luo teknologian avulla kiinnostavia palvelumahdollisuuksia, jotka houkuttelevat kuntaan uusia asukkaita ja sitouttavat kuntalaisia. Anna kuntalaisille mahdollisuuksia osallistua kehitystyöhön ja investoi kehitykseen. Tietohallintojohdon innovatiivisuus on avainasemassa ohjaamassa johdon työskentelyä.

Asiakkaamme strategian toteutus on nyt käynnissä. Kunta suunnittelee myös tietojen rajapintojen avaamista siten, että esimerkiksi kuka tahansa kuntalainen voisi luoda digitaalisia palveluja turvallisesti avointa tietoa hyödyntämällä. Sähköisen asioinnin puolella tapahtuu uudistuksia, joilla saadaan parempia palveluja kaukanakin asuville ja voidaan luopua ylimääräisten hallintorakennusten ylläpidosta. Kehitteillä on myös uusimman teknologian hyödyntäminen asunnoissa. Näin digitalisaation avulla luodaan merkittäviä uusia palvelumahdollisuuksia, joista muovautuu tulevaisuudessa elinvoimainen kilpailutekijä kunnalle. Näiden mahdollisuuksien avulla luodaan myös uusia yrittäjyyden muotoja sekä toiminnan tehostumisen myötä saadaan kunnalle tuottavuutta ja tehokkuutta.

"Digitalisaation avulla aikaansaadaan merkittäviä uusia palvelumahdollisuuksia, joista muovautuu tulevaisuudessa elinvoimainen kilpailutekijä kunnalle, ja jonka avulla luodaan mahdollisesti myös uusia yrittäjyyden muotoja ja saavutetaan toiminnan tehostumisen myötä myös säästöjä."

Askeleet kunnan digitaalisen strategian luomiseen ja jalkauttamiseen
  1. Hyvä lähtökohta on ottaa digistrategia ylimmän johdon agendalle välittömästi.
    Liitä digitaalisuus osaksi muuta strategiaa. Digitaalisuudessa kyse ei ole ainoastaan teknologiasta, vaan ennen kaikkea toiminnan muutoksesta, minkä aikaansaamiseksi teknologia tarjoaa mahdollisuuksia.  Älä jätä tietohallintoa yksin asian kanssa.
  2. Järjestä työpajoja asiakasymmärryksen muodostamiseksi.
    Ota mukaan eri toimialojen ihmisiä ja esimerkiksi markkinoinnin ja viestinnän henkilöitä, joiden avulla muutos jalkautetaan organisaatioon ja kuntalaisille.
  3.  Investoi rahaa ja työaikaa.
    Tuottavuus, tehokkuus ja kunnan elinvoima seuraavat myöhemmin ja maksavat investoinnin takaisin.
  4. Päivitä digistrategiaa jatkuvasti toimintaympäristön muuttuessa ja seuraa kehitystä tarkasti.
    Testaa ja kokeile kevyesti ja rohkeasti erilaisia pilotteja, kopioi toimivia malleja muihin toimintoihin.

Digitaalisuus ja strategian luominen eivät ole teknisiä projekteja. Kyseessä on kokonaisvaltainen muutos, joka vaatii asiakasymmärrystä ja vanhoista tavoista luopumista. Yhdessä tietohallinto, kunnan ylin johto, palvelualueiden johtajat ja kuntapäättäjät voivat luoda strategiset kulmakivet onnistuneelle digistrategialle, josta kuntalaiset aidosti hyötyvät.

Uskallatko ottaa ensimmäisen askeleen kohti parempia palveluita ja tehdä päätöksen digistrategian kokonaisvaltaisesta luomisesta?  


02.04.2016

|

Kategoriat: Tietohallinto

Marko Kaukonen

Marko Kaukonen

johtava konsultti

Kirjoittaja on Istekki Oy:n johtava konsultti, joka haastaa itseään, osaamistaan ja kehittymistään jatkuvasti. Tavoitteena on kokonaisvaltaisen digitalisaation edistäminen ymmärtämällä ja auttamalla asiakasta.



Jaa sivu somessa:

 

Tietoa blogista

Blogissamme Istekin asiantuntijat valottavat digitalisaation tulevaisuuden näkymiä ja nykytilannetta julkisyhteisöjen ja terveydenhuollon ammattilaisten, päättäjien sekä tietohallinnon näkökulmasta.

 

TUTUSTU KIRJOITTAJIIN